Электронный документооборот

Компаниям, оказывающим услуги дистанционно — география бизнеса расширяется, исключаются затраты на услуги почты и курьерских служб.

Компаниям с сетью филиалов — оптимизируется внутренний документооборот, все документы попадают к нужным сотрудникам мгновенно и напрямую, при доставке исключается человеческий фактор. Руководитель может подписать срочный документ, даже находясь в другой стране.

Агентам, дистрибьюторам и франчайзи, чья прибыль компании во многом зависит от корректного и оперативного закрытия сделки — с электронным документооборотом компания не теряет время на ожидание, пока документы дойдут до партнёра. Риск упустить деньги из-за задержки с бумагами или потери документов сводится к минимуму.

Компаниям с внешней бухгалтерией — больше контроля за бухгалтерским документами, постоянный доступ к архиву. Бухгалтер работает удалённо, в любой момент формируя и отправляя документы на подпись.

Малому бизнесу — простая и понятная система, в которой легко ориентироваться, формировать и выставлять контрагентам корректные документы без помощи бухгалтера. Получить электронную подпись, необходимую для работы с «Электронный документооборот» так же легко, как оформить корпоративную SIM-карту.

• Система снижает расходы на работу с документами: акты и счета не нужно распечатывать, не требуются услуги секретаря, курьера и почты;
• У руководителей, бухгалтеров, секретарей и делопроизводителей появляется больше времени на решение рабочих задач: рутинные процессы автоматизируются, можно работать с документами удалённо, получать доступ к базе с мобильного устройства и быстро обрабатывать большие объёмы документов;
• Снижаются налоговые риски, поскольку компания использует форматы первичных документов, рекомендованные ФНС. Контрагенты получают документы точно в срок;
• Повышается лояльность клиентов и контрагентов: риск потери документа в процессе доставки минимален, а если потребуется корректировка, то возврат, исправление и повторная отправка документов выполняются так же быстро, как переписка по электронной почте;
• Все документы удобно систематизированы.

Через систему электронного документооборота вы можете обменяться любыми документами. Обратите внимание, что согласно действующему законодательству, счета-фактуры могут быть направлены в электронном виде только в утвержденном ФНС формате XML (при необходимости такой документ можно создать прямо на портале).

Компания «МегаФон» в настоящее время направляет через систему клиентам только отчетные документы за услуги связи — счета, акты и счета-фактуры. Обмен электронными договорами, информационными письмами и иными документами пока не предусмотрен.

• Веб-браузер Firefox, Chrome, IE 8.0 и выше, мобильные версии браузеров не поддерживаются, но готовится мобильное приложение;
• Рекомендуемое разрешение экрана от 1024×768;
• Наличие установленного Adobe Reader 11;
• Наличие усиленной квалифицированной электронной подписи, выданной аккредитованным удостоверяющим центром;
• Наличие установленного криптографического ПО, соответствующего электронной подписи (CryptoPro CSP 3.6 R3 + CryptoPro ЭЦП Browser plug-in или VipNet CSP).

• Скачать модуль для работы 1С;
• Руководство пользователя модуля для работы 1С.

Если вы работаете в 1С, то достаточно установить наш модуль и документы будут выгружаться на портал прямо из 1С. Вы также можете загрузить на портал любые документы непосредственно из рабочей папки на компьютере.

Да, вы сможете зайти в систему под своим логином и паролем и выгрузить имеющиеся документы. Вы также сможете создавать новые документы без возможности подписи и отправки их контрагентам. Документы хранятся в системе пять лет.

Для работы в системе подойдут квалифицированные сертификаты, выданные любым аккредитованным удостоверяющим центром. Удостоверяющий центр «МегаФон» в настоящее время не предоставляет услуги по выдаче сертификатов.

Чтобы начать обмен документами обоим контрагентам нужно подключиться к системе — зарегистрироваться, отправить заявку на присоединение к Регламенту системы и активировать электронную подпись. При загрузке или создании документа, выберите контрагента из списка. Через портал контрагенту можно направить приглашение к совместной работе в системе.

При первичной активации электронной подписи вы заполните электронное заявление на присоединение к Регламенту системы. В заявлении вам будет предложено отметить галочкой, подключить ли вам электронную доставку на все лицевые счета вашей компании, и нужно ли отключить иные услуги доставки. Документы за услугу «Электронный документооборот» направляются через систему ЭДО по умолчанию. После обработки вашей заявки все новые отчетные документы вы будете получать на портале, произведя получение/отправку документов согласно руководству пользователя.

Нет, обе компании должны быть подключены к единой системе ЭДО.